«Контрагент отправил, а у нас ничего нет»
Причина: документ ушёл на другой идентификатор участника или в другой кабинет организации. Сделаем: сверим идентификаторы, найдём документ и наладим получение туда, где его ждут.
Электронный документооборот и отчётность
Настройка ЭДО для компаний Калининграда: документы снова ходят
Поставщик говорит, что отправил УПД, а у вас пусто. Отчёт из 1С третий час «в обработке». Контрагент подключён к другому оператору, и обмен не складывается. Мы находим, где застрял документ, и настраиваем рабочее место так, чтобы входящие приходили, а исходящие уходили с правильной подписью.
Всё делаем удалённо: офиса в области у нас нет, к клиентам не ездим. Нужен компьютер с интернетом и сотрудник, который разрешит подключение.
- Рабочее место под ЭДО — 1 500 ₽
- В облаке Service4biz настройка ЭДО бесплатна
- IT-поддержка организаций с 2006 года
Симптом → причина → что сделаем
Шесть жалоб, с которыми звонят про обмен документами
ЭДО — это цепочка из учётной программы, программы или модуля оператора, сертификата и интернета. Документ может застрять в любом её звене.
«Из 1С не уходит, статус не меняется»
Причина: модуль обмена в базе не настроен или потерял связь с учётной записью оператора. Сделаем: подключим модуль заново, проверим отправку и получение квитанции.
«Партнёр у другого оператора»
Причина: между операторами не настроен роуминг. Сделаем: поможем оформить заявку на роуминг и проверим обмен, когда операторы её выполнят.
«После продления подписи ЭДО не подписывает»
Причина: новый сертификат не привязан к учётной записи в программе оператора. Сделаем: привяжем его и подпишем пробный документ.
«Веб-кабинет не открывает документы»
Причина: браузеру не хватает плагина или сайт оператора не внесён в доверенные. Сделаем: настроим браузер и расширения под кабинет оператора.
«Пришёл новый сотрудник, ему нужен доступ»
Причина: рабочее место не готовили, нет программ и сертификата. Сделаем: соберём место с нуля и проверим отправку от его имени.
Выбор формата
Модуль в 1С или отдельная программа оператора
Обмениваться документами можно прямо из учётной базы или через отдельную программу и веб-кабинет оператора. Первый вариант избавляет от ручной загрузки документов, второй не затрагивает настройки базы. Решение принимает бухгалтерия, а мы настраиваем выбранный путь и проверяем его на реальной отправке.
Перед выбором полезно прочитать разбор в блоге Service4biz: какие сведения передаёт обмен через модуль 1С — там описано, чем один способ отличается от другого.
- устанавливаем программу оператора или подключаем модуль обмена в 1С;
- привязываем сертификат ЭЦП к учётной записи;
- настраиваем браузер и плагины для веб-кабинета;
- отправляем пробный документ и ждём квитанцию о получении.
Стоимость
Во что обойдётся наладить обмен
Цены без НДС и одинаковы для Балтийска, Зеленоградска и областного центра. Абонентского договора для разовой настройки не требуется.
| Ситуация | Состав работ | Цена |
|---|---|---|
| Одно рабочее место на вашем компьютере | Программа или модуль, сертификат, браузер, пробная отправка | 1 500 ₽ |
| Бухгалтерия работает на облачном сервере Service4biz | Программы ЭДО ставим при подготовке сервера | бесплатно |
| Отдельная облачная машина под одну организацию | Настройка ЭДО входит в подготовку места | бесплатно |
Тариф оператора ЭДО оплачивается ему напрямую. Договор с НДС с нами возможен, стоимость — по запросу.
Симптом повторяется
Если ЭДО ломается после каждого обновления
Когда документооборот каждый месяц отваливается на одном и том же компьютере, иногда проще перенести работу туда, где за программами следят постоянно. На облачном терминальном сервере с 1С и программами ЭДО обновления и настройки ведёт наша команда, а сотрудники подключаются к готовому рабочему столу.
Бухгалтерам, которые ведут обмен за многих независимых клиентов, подойдут отдельные машины с собственным IP под каждую фирму: у каждой свой кабинет оператора и своя подпись, и документы не перепутаются.
Вопросы
Что спрашивают про ЭДО
Можно ли настроить ЭДО без визита специалиста?
Только так мы и работаем: офиса в регионе нет, и специалисты не приезжают. Инженер подключается к компьютеру через интернет с разрешения сотрудника.
Вы подключите нас к оператору?
Подключение — это договор между вашей организацией и оператором, его заключаете вы. Мы настраиваем программы на вашей стороне и проверяем, что обмен работает.
Какого оператора посоветуете?
Выбор оставляем за вами: часто его определяют контрагенты, с которыми вы работаете больше всего. Настроить можем любую распространённую программу или модуль.
Отчётность в налоговую тоже настраиваете?
Да, отправку отчётов из 1С или программы оператора проверяем так же, как обмен с контрагентами.
Документы приходят, но не попадают в 1С. Это к вам?
Да. Проверим, как модуль обмена сопоставляет контрагентов, договоры и номенклатуру. Если документ не загружается из-за настроек учёта в самой базе, покажем бухгалтеру, где и что поправить, чтобы следующие поступления проходили без ручной работы.
Сколько времени займёт настройка?
Обычно это один сеанс. Если нужен роуминг или регистрация у оператора, итоговый срок зависит от него.
Связаться
Расскажите, какой документ не дошёл
Укажите, через что идёт обмен — 1С или программа оператора, — и что видно в статусе. На связи с восьми утра до шести вечера по вашим часам.